כל אדם שמנהל עסק בין שמדובר בעסק קטן, כגון חברת קידום אתרים , כתיבת תוכן וכו’ בעל מחזור עסקאות קטן ובין שמדובר בחברה גדולה אשר מורכבת מכמה מחלקות אשר כל אחת מהן היא יחידה של רווח והפסד, מחויב לעבוד על פי תזרים מזומנים מסודר.
עבודה בשיטה זו היא הבסיס לניהול תקין של העסק, כדי להיות אחראי על כל רבדיה של ההתנהלות הפיננסית כמו ביצוע התשלומים במועד לעובדים, לספקים ולרשויות וקבלת כספים מהלקוחות השונים (קראו עוד על עבודה מהבית).
הכנת תזרים מזומנים לעסק
אפשר להכין ניהול תזרים מזומנים באמצעות תוכנות ייעודיות לכך או באמצעות טבלת אקסל, חשוב ששיטת עבודה זו תהיה נוחה למי שמכין את הדוח, בעל העסק או איש הכספים ושיהיה לגורם זה את מלוא הידע כיצד לעבוד בתוכנה ולבצע את השינויים הנדרשים מעת לעת.
את תזרים המזומנים מכינים תמיד לטווח של כמה חודשים קדימה ומעדכנים אותו בכל יום, בהתאם להכנסות ולהוצאות הרלוונטיות.
חשיבותו של תזרים המזומנים
ניהול תזרים מזומנים הוא לב ליבו של העסק ולכן יש להקפיד ולבצע בקרה באופן שוטף, במקצועיות ובעקביות כדי לעלות על בעיות שעלולות להיווצר בחשבון הבנק בתאריכים מסוימים. המטרה של תזרים המזומנים היא לעלות מראש על בעיות לא צפויות ולהיערך אליהן בהתאם.
ניהול נכון של תזרים המזומנים
את המעקב יש לבצע אחת ליום או לכל המאוחר אחת ליומיים. ההשלכות של בעיות בתזרים המזומנים בעסק עלולות להיות אקוטיות וכדי שלא יהיו הפתעות, יש להיות כל הזמן עם היד על הדופק.
תזרים בנוי מכמה עמודות
הכנסות
ההכנסות נרשמות בהתאם להמחאות הדחויות שכבר התקבלו מהלקוחות ומופקדות בבנק או בכספת, תשלומים שאמורים להתקבל מהלקוחות השונים בהעברות בנקאיות או בהמחאות במועדי הפירעון על פי תנאי התשלום שלהם.
כמו כן הכנסות שאמורות להתקבל מחברות כרטיסי האשראי על פי סכומי המכירות בחודש זה ובהתאם לאופן קבלת הכספים, חודשי, שבועי או יומי.
הוצאות
העמודה הראשונה היא ההוצאות הקבועות שרושמים אותן בכל חודש והן פחות או יותר בסכומים קבועים כמו שכר העובדים, החזרי הלוואות או משכנתא, תשלום עבור ביטוחים, ליסינג לרכבים ועוד.
העמודה השנייה היא הוצאות משתנות והיא כוללת הוצאות שאינן קבועות בכל חודש. וזאת על פי ערכי ההמחאות הדחויות שהועברו לספקים, תשלומים לרשויות כמו מקדמות מס הכנסה ומע”מ שמשתנים בהתאם להכנסות בכל חודש.
עמודה נוספת היא צפי של תשלומים נוספים שיתווספו במהלך החודש כמו העברות בנקאיות שיש לבצע לספקים של חומרי גלם.
לאחר הכנת התזרים במלואו, יודע מנהל העסק מה תהיה היתרה בחשבון הבנק בכל יום וכך הוא נערך לכל תרחיש.
גבית כספים מלקוחות
על פי תזרים המזומנים אמורים להתקבל כספים מגורמים שונים במועדים שנקבעו. יש לייצר דפוס פעולה בנושא גבייה וכך לא יוצר מצב שלקוח אינו מעביר תשלום כיוון שיהיו מקרים שאי קבלת הכספים הללו תיצור בעייתיות במסגרות האשראי של העסק בחשבונות הבנק.
חשבונות הבנק של העסק
יש עסקים שיש להם חשבון עסקי אחד ואחרים שיש להם כמה. בכל חשבון בנק נקבעה מסגרת אשראי מסוימת ויש לעשות כל שניתן כדי לא לחרוג ממנה. החשיבה הנכונה היא להיות ערוכים כשמתקרבים לקו החריגה ולמצוא פתרונות לפני שגולשים מעבר לקו זה.
היערכות עקב קשיים עם תזרים המזומנים
כאשר מבינים שתהיה בעיה בתזרים המזומנים בימים הצפויים, יש לנקוט אחת מהפעולות האפשריות כדי לא ליצור חריגה וזאת על פי הפתרון שהוא הנכון ביותר לכל סיטואציה.
- לעשות כל שניתן כדי לגבות את הכספים מהחייבים.
- להעביר כספים מחשבון הבנק העסקי הנוסף שבו עומדים ביתרת זכות או ביתרת חובה שהיא בתוך מסגרת האשראי, אל החשבון הבעייתי.
- לבקש הגדלה של מסגרת האשראי לתקופה קצובה, כמו לדוגמה לשבועיים עד שהמצב יתאזן.
- אם יש לעסק פיקדונות קצרי מועד, לשחרר את סך הכספים הנדרשים ולהזרימם לחשבון הבנק.
- לבקש מהבנק או מגורם אחר הלוואה עבור הון חוזר, כדי לצאת מהסבך וזאת רק אם ברור מעל לכל ספק שמדובר בבעיה זמנית שתיפתר עם קבלת הכספים מהחייבים.
חשוב מאד לפעול באחת הדרכים הללו ולפתור את הבעיה, כיוון שהיא לא תיפתר לבד ואי טיפול בה עלול ליצור החמרה משמעותית של המצב הפיננסי של העסק.
הלוואות בערבות מדינה
עסק שזקוק לכספים באופן מתמיד עבור הון חוזר, או עבור השקעות ספציפיות כמו פיתוח עסקי של העסק, עדיף שיגיש בקשה לקבלת הלוואה בסכום הדרוש לו בערבות המדינה. מדובר בהלוואות שהן בתנאים פיננסיים טובים הרבה יותר מההלוואות שמקבלים העסקים בבנקים המסחריים. ריבית פחותה, עמלות נמוכות, חלוקת ההחזרים לכמה שנים ועוד.
קבלת הלוואה מסוג זה היא על פי קריטריונים שקבע משרד האוצר והיא מתאימה לעסקים קטנים וגם לחברות גדולות. הלוואה זו מסייעת מאד לכל עסק וכך הוא מיישר קו ויכול להמשיך להתנהל באופן רציף ומבוקר ללא חשש של בעייתיות בחשבון הבנק. למעט אם קורים מקרים חריגים ולא צפויים שאינם תלויים בניהול התקין של העסק, כמו קריסה כספית של לקוח שהותיר חוב גדול.
השלכות של בעיות תזרים המזומנים
לאור המצב במשק גם הבנקים מקשיחים את עמדתם ולכן לכל חריגה ממסגרות האשראי עלולות להיות השלכות שישפיעו על יציבותו ועל קיומו של העסק. נציגי הבנק עלולים להחזיר המחאות א.כ.מ., לא לכבד הוראות קבע עבור תשלומים אקוטיים כמו חשמל ותשלומים לעובדים ולרשויות.
שמירה מוקפדת על תזרים המזומנים תסייע לכל מנהל עסק לא להגיע למצבים החריגים הללו.
כתובת המאמר עדינה אקוקה, יועצת עסקית
אהבתם? אתם מוזמנים לשתף העמוד בפייסבוק שלכם 